Итак, вы готовы переехать в новый офис?
Вы выбрали идеальное местоположение, запланировали переезд, уведомили своих сотрудников и клиентов, и теперь остается только одно: организовать переезд ИТ-отдела.
Независимо от того, состоит ли ваш ИТ-отдел из одного человека или у вас есть управляемый ИТ-провайдер, который выполнит большую часть работы за вас, очень важно, чтобы вы запланировали каждую деталь вашего переезда заблаговременно. Имейте в виду, что многим операторам требуется длительное время для запуска рабочего процесса, поэтому планирование перемещения ИТ-специалистов — это не то, что надо оттягивать до последней минуты.
Почему не стоит экономить на перевозчике при офисном переезде? Транспортировать технологическое оборудование вашего офиса не так просто, как вы думаете. Это требует особого опыта и защиты оборудования при транспортировке. Поэтому настоятельно рекомендуется нанять профессионального перевозчика, который умеет перемещать электронное оборудование соответствующим образом.
Следование нижеприведенному контрольному списку поможет вам организовать и контролировать работу вашего офиса, эффективно и без перерывов в обслуживании. Это сэкономит ваше время и деньги, а также порадует ваших сотрудников и клиентов.
Ваш IT контрольный список: 8 вещей, которые вы должны знать.
1. Запланируйте свое перемещение ИТ-отдела заранее. За несколько месяцев, предшествующих переезду, вы должны обеспечить выполнение следующих задач:
Запланируйте посещение ИТ-отдела в новом офисе, чтобы ознакомиться с требованиями к сетевым кабелям.
Как минимум за 2 месяца до переезда: свяжитесь со всеми операторами связи, интернет-провайдерами и поставщиками технологий и сообщите им дату переезда.
2. Оцените свое оборудование. Если ваша сетевая инфраструктура стареет, переезд в офис — подходящее время для обновления вашего оборудования.
Вот несколько шагов, которые вы должны выполнить при оценке вашего оборудования:
Проведите инвентаризацию всего оборудования, чтобы определить, соответствует ли оно вашим потребностям и будет ли оно подходящим для нового места.
Составьте список любого оборудования, которое нуждается в обновлении или замене, и закажите необходимое оборудование.
Удалите любое ИТ и телефонное оборудование, которое больше не нужно.
Правильно утилизируйте старое или сломанное оборудование.
Оцените требования к серверной комнате.
3. Оцените ваши требования к коммуникациям. В новом офисе могут отсутствовать установленные кабели и инфраструктура, необходимые для вашего бизнеса. Задайте себе эти вопросы, чтобы узнать, что вам нужно, и если что-то нужно, добавьте в существующий офис.
4. После того, как вы оцените свои требования к коммуникациям, вы узнаете, что нужно дополнительно. Вы должны постараться, чтобы к вашей работе присоединился ваш ИТ-провайдер, а также кабельная компания, чтобы вы могли проверить, все ли работает, и решить, хотите ли вы добавить какое-то новое оборудование. Также выполните следующие действия:
Ознакомьтесь с планом конфигурации нового офиса у своего ИТ-провайдера.
Убедитесь, что вы найдете идеальные места для рабочих станций, разъемов питания и сетевых кабелей.
Определите основные местоположения для принтеров, сканеров, маршрутизаторов и т. д.
Убедитесь, что минимальные требования к серверной комнате будут выполнены (электричество, охлаждение, размеры и безопасность).
5. Рассмотрите ваши варианты телекоммуникаций. На рынке постоянно становятся доступными новые телекоммуникационные предложения, поэтому убедитесь, что вы выбираете подходящую телефонную систему и контракт на обслуживание. Подумайте, какого роста или расширения вы ожидаете в ближайшие 3-5 лет; это поможет определить, следует ли вам рассмотреть возможность использования новой телефонной системы для вашего нового офиса.
Проверьте емкость линии, чтобы определить, нужно ли вам заказывать новые телефонные линии.
Настройте переадресацию, если вы меняете свой номер телефона.
Установите и закажите тип доступа в интернет, необходимый для нового местоположения.
Подумайте, какая телефонная система лучше всего подходит для нового офиса.
6. Защитите свои данные. Очень важно всегда быть готовым к наихудшим сценариям, и это самое главное во время переезда в офис. Подумайте, что произойдет с вашими данными, если что-то пойдет не так во время движения (например, движущийся грузовик попал в аварию и ваше оборудование повреждено). Для защиты ваших данных во время переезда выполните следующие действия:
Сделайте несколько резервных копий всех систем данных компании, включая брандмауэры и серверы, храните копии там, где они не будут затронуты перемещением.
Убедитесь, что полное восстановление возможно, так что, если что-то пойдет не так, вы все равно сможете получить доступ ко всем важным данным вашей компании.
7. При подготовке к дате переезда, убедитесь, что вы сделали следующее:
Транспортируйте ваши резервные копии данных в новый офис отдельно от основной системы.
Убедитесь, что все кабели и кабели для передачи данных имеют правильную маркировку и пометки, к какой части оборудования они принадлежат.
Составьте список контактов всех участников переезда.
При необходимости помогите отключить оборудование в старом офисе и проинструктируйте персонал о том, как правильно отключить все оборудование перед тем, как уйти в последний день перед переездом.
8. Протестируйте сеть вашего нового офиса. Желательно, чтобы ваш провайдер ИТ и телекоммуникационных решений находился с вами в офисе в первый день, чтобы помочь сотрудникам с любыми вопросами или проблемами с сетевым подключением. После того, как все этапы перемещения завершены, вы захотите провести пошаговое руководство с вашим ИТ-провайдером и проверить следующее:
— Убедитесь, что все кабели, оборудование и телефоны находятся в нужном месте.
— Проверьте все отдельные телефонные номера и их местонахождение.
— Проверьте, работает ли переадресация вызовов со старого номера и переадресовывается ли на правильный телефон.
— Проверьте все функции телефонной системы.
— Запустите все серверы и проверьте работоспособность сети и миграцию данных.
— Проверьте входящие и исходящие электронные письма.
— Проверьте веб-сайт.
— Проверьте каждое сетевое соединение.
— Наслаждайтесь вашим новым офисом!
Ваше технологическое оборудование является движущей силой вашей компании; если ваши телефоны не звонят и ваши системы не работают в вашем новом офисе, то ваш бизнес не сможет функционировать.
Неправильное использование ИТ-аспекта вашего офиса может привести к задержкам и простоям, что может иметь ужасные операционные и финансовые последствия для вашего бизнеса. Упомянутые здесь рекомендации помогут вам спланировать успешное движение с низким уровнем риска. Тогда вы сможете расслабиться и наслаждаться новым офисом!